Tunnistettu trendi toimitilojen osalta on, että organisaatioissa mietitään käytössä olevia neliöitä ja niiden käyttötarkoitusta entistä huolellisemmin. Tuleeko etätyöstä pysyvä ratkaisu? Miten omat toimitilat tukevat vaikka hybridityötä? Työympäristön suunnitteluhanke ratkoo käytännöllisesti tiloihin, toiminnallisuuksiin ja muutostarpeisiin liittyviä asioita.
Jokaiselle tilalle selkeä käyttötarkoitus
Etätyön arjessa esille voi nousta ajatus pienemmistä toimitiloista. Käytäntö on kuitenkin osoittanut, ettei yleistynyt osaviikkoinen etätyö suoraan vähennä tilatarvetta. Kun olemme työpajassa tarkastelleet asiakasyrityksemme käytössä olevia tiloja, niiden käyttöasteita ja toiminnallisuuksia, ratkaisuksi voi löytyä nykyisten tilojen suunnitelmallisempi käyttö. Tällöin tiloja organisoidutaan käyttämään monipuolisemmin erilaisiin toimintoihin. Jos tämä ei ratko haasteita, voi vaihtoehtona olla kokonaan uudet tilat.
Hyvät tukitilat tuovat valinnanvaraa
Käyttäjäkyselyihin perustuva työympäristösuunnittelu auttaa näkemään, mitä toimintoja nykyaikaisessa avokonttorissa tarvitaan. Tilatehokkuus neliömäärissä mitattuna ei enää nouse esille vuokralaiskeskusteluissa. Oikea mitoitus ja tarvittavat tukitilat auttavat laajentamaan omaa työpistettä ja valitsemaan paikan työtehtävän mukaisesti. Tukitiloina voivat olla toimiston hiljaiset tilat, puhelutilat ja kokoontumisalueet. Huonosta tilasuunnittelusta kertoo se, että puheluita joudutaan soittamaan aulatilassa tai hissikäytävällä.
Toimistotilan houkuttelevuutta voi lisätä
Etätyö on osoittanut senkin, ettei arvokasta aikaa jatkossa haluta käyttää ruuhkaisiin työmatkoihin. Toimistolle paluuta voisi osaltaan vauhdittaa työpaikan helpompi saavutettavuus – se, että työpaikka tuodaan lähemmäs tekijöitä satelliittitoimistona. Myös hyvin toimivat palvelut, kuten laadukas lounasravintola, ovat osoittautuneet aidoiksi vetovoimatekijöiksi. Koska toimistolle palataan ennen kaikkea ihmisten vuoksi, kokoontumisille ja kohtaamisille kannattaa varata aikaa ja tilat. Yhteisöllisyys vahvistuu, kun henkilöstö on samassa tilassa tai yhden tilaisuuden äärellä säännöllisesti.
Tilamuutosten apuna käyttäjäkyselyt
Konkreettiset muutokset käytössä olevien tilojen suhteen ovat olleet tavanomaisia Gate8:ssa. Asiakasyrityksemme ovat sekä kasvattaneet että pienentäneet toimitilojaan Business Parkissa. Olemme tarjonneet käytännöllistä apua asiakasyrityksillemme työympäristön suunnitteluhankkeina, joihin kuuluvat käyttäjäkyselyt ja työpajatoiminta. Muutostarpeet voivat nousta myös vallitsevasta ympäristöstä. Terveysturvallisuus edellä olemme esimerkiksi palauttaneet toimistohuoneita avotilaan vuokralaisyrityksemme toiveiden mukaisesti.
Palveluina myös toimivat kokoontumistilat
Palveluiden kehittäminen on osa vastuullista toimintaamme. Gate8:ssa on kaksi suosittua lounasravintolaa, joista toisen palvelukonseptin uudistus on parhaillaan työn alla. Uudet vuokralaisyrityksemme ovat olleet kiinnostuneita saatavilla olevista kokoontumistiloista. Jokaisessa Gate8:n kiinteistössä on vuokrattavia kokoontumistiloja. Kokoontumistiloja löytyy 6–80 hengen tilaisuuksiin, muun muassa kolme saunallista edustustilaa ja auditorio.
Osallistamme kokoontumistilojen suunnitteluun
Vuokralaisemme voivat halutessaan osallistua kokoontumistilojen suunnitteluun antamalla palautetta sekä käytettävyydestä, kalustamisesta että muutostarpeista. Esimerkiksi uudenlaiset webinaarit tai videostriimaukset ovat yleistymässä kokoustiloissa. Keräämme palautetta palvelupäälliköiden kautta.